Qué elementos debe contener una hoja de visita inmobiliaria

Muchos potenciales compradores de un inmueble se muestran reticentes cuando, tras visitarlo, el profesional de la agencia les pide que firmen una Hoja de Visita (también conocida como Parte o Registro de Visita), creyendo que ese documento les obligará a realizar algún pago en el futuro o que, en definitiva, les condiciona de alguna manera. Sin embargo, y esto es importante comunicarlo para aportarles tranquilidad antes de que estampen su rúbrica, no se trata de ninguna clase de compromiso de compra, sino que se limita solo a servir como un elemento más para que el agente y su agencia puedan organizar el desempeño de su trabajo de manera más eficaz.

Más allá de esta utilidad, una hoja de visitas tiene otros muchos usos, como, por ejemplo:

  • Permite recabar y archivar los datos de clientes que parecen estar realmente interesados en la compra de un inmueble, ya que, no en vano, han dedicado parte de su tiempo para visitar uno.
  • Desde la óptica de la empresa, permite conocer mejor tanto el perfil de sus clientes como de sus propios empleados, sirviendo para poder justificar luego al vendedor todo el trabajo que se ha llevado a cabo.
  • En caso de cualquier incidencia sobre la vivienda (por ejemplo, en el caso de un robo) favorece la posibilidad de entregar a las autoridades información relevante de cara a la posterior investigación

Cómo debe estructurarse

Aunque no existe un modelo universal sobre cómo tiene que ser una hoja de visitas inmobiliaria, sí que debe contener algunos elementos básicos, como:

  • El nombre del agente que se encarga de realizar la visita, junto a la fecha.
  • La identificación completa del inmueble, de manera que cualquier otro agente distinto pueda en el futuro saber a cuál se refiere (población, dirección exacta, piso y escalera,…).
  • El precio exacto que se ha establecido de partida para la hipotética venta así como las características principales del activo, como su número de habitaciones, si incluye garaje o la orientación.
  • Los datos identificativos de los visitantes (o, si van juntos, al menos de uno de ellos), que incluyan nombre y apellidos, DNI, teléfono y correo electrónico.
  • Especificar si se trata de la primera visita del potencial cliente al inmueble o si ya ha realizado alguna con carácter previo.
  • Permitir un espacio en la hoja en el que los visitantes puedan escribir libremente sus comentarios acerca del inmueble.
  • Incluir alguna cláusula en la que se informe de que el agente en cuestión está gestionando la venta del inmueble. Aunque esta hoja de visita no compromete a nada, como ya se ha comentado (a diferencia de, por ejemplo, la hoja de encargo inmobiliaria), sí que, al menos, servirá de algo en el caso de que hipotéticamente este potencial comprador quiera más tarde ponerse de acuerdo con el vendedor y saltarse a la agencia.
  • Habilitar un lugar para que tanto agente como visitantes firmen el documento.

Es importante que se cumpla, según la nueva norma europea de protección de datos, con el correspondiente principio de consentimiento informado, por lo que antes de recopilar los datos personales de las potenciales clientes que han visitado el inmueble se les debe comunicar de manera cierta para qué se van a utilizar. Además, en la hoja de visitas se deberá incorporar un texto legal donde se informe de todo esto incluyendo una casilla que el cliente debe aceptar para que el documento esté correcto.

Finamente, cabe recordar que la hoja de visitas no es ningún documento vinculante para el posible comprador, sino que es a través de un contrato formal por el que se desarrolla la obligación legal entre vendedor y agencia, y que, en términos prácticos, significa que será el vendedor, y no el comprador, el único que estará obligado a abonar honorarios al agente por el éxito de su trabajo.