¿Qué es realmente un CRM inmobiliario y cómo funciona?

Un Customer Relationship Manager (CRM) es un software que permite profesionalizar todavía más los procesos de cualquier empresa, favoreciendo una gestión más eficiente de las relaciones con los clientes, tanto formales como potenciales. Y es que, si hay algo que caracteriza la labor de los agentes inmobiliarios, es el desarrollo de múltiples contactos con terceros a través de, por ejemplo, visitas comerciales, llamadas telefónicas o de la contestación de los correos electrónicos que le llegan.

Una buena optimización de un CRM debe contribuir decisivamente a incrementar las oportunidades de concretar con éxito las ventas, mejorando el desempeño de toda la estructura.

Además, en el largo plazo, su uso permite a los profesionales aumentar la productividad (ya que se homogeneizan tanto la información como los procesos comerciales), el control de los procesos (registros de visitas, peticiones de clientes, mantenimiento y actualización de las bases de tiempo), ahorrar tiempo que se puede destinar a otros menesteres centrados en la concreción de operaciones comerciales, conseguir una visión de 360 grados tanto de los clientes como de la operativa del sector, aumentar la efectividad de los procesos de venta o mejorar los mecanismos de reporte a terceros.

Por qué vale realmente la pena

Los agentes inmobiliarios tienen, habitualmente, muy poco tiempo libre. Más allá de las visitas comerciales con los clientes, su rutina diaria está repleta de otras actividades, como la elaboración de dossieres o de papeleo administrativo, analizar la oportunidad que supone un determinado inmueble, responder correos o llamadas que han recibido o, si todo va bien, concretar operaciones de compraventa. Por ello, con frecuencia, desearían disponer de más flexibilidad para centrarse en su cometido principal comercial, pero la obligación de desempeñar al unísono distintas tareas, a veces les impide dedicar el espacio suficiente a los clientes. En este contexto, el CRM es su aliado fundamental, puesto que, en el fondo, el objetivo final de este modo es contribuir a que sus usuarios puedan optimizar su trabajo diario y, con ello, concentrarse en vender más.

Además, ya existen programas de este tipo adaptados a la realidad particular de los agentes inmobiliarios, y que van mucho más allá del típico CRM que ordena las actividades a realizar, gestiona los emails o complementa la realización de campañas comerciales. Por ejemplo, algunos de ellos permiten revisar la información sobre aquellos inmuebles que se encuentran en la base de datos, analizando los datos que pueden faltar para hacer más fácil la búsqueda de cliente o para que resulte más atractiva su venta; también, favorecen que se pueda gestionar el contenido de la publicación de las viviendas en sitios web; por supuesto, sirven para evaluar el desempeño del site corporativo, si lo hay, en el que se recoge el perfil y las competencias de los profesionales o de la agencia inmobiliaria; o da la opción de utilizarlo, incluso, como gestor de anuncios y de la publicidad de los propios servicios que se prestan.

En la actualidad, es muy factible contratar mensualmente un CRM por una cantidad muy razonable, de modo que no suponga ningún riesgo para la situación contable, mientras que, al contrario, sus potenciales beneficios es posible que favorezcan una optimización muy importante de los gastos e inversiones.

Comunicación y eficiencia

Además de los beneficios antes citados, cabe destacar, por su relevancia, dos más que se derivan del uso de un CRM inmobiliario por parte de los agentes. Por un lado, se incrementa de manera exponencial la comunicación interna entre los profesionales ya que permite, dentro de los niveles que se establezcan, poder compartir toda aquella información relevante sobre las tareas que realiza cada agente, creando un historial de actividades que dé la opción, en muy tiempo, de que se busquen sinergias para encajar mejor a unos posibles compradores con el inmueble más indicado para ellos. En paralelo, posibilita que cada profesional sepa cuándo debe recontactar periódicamente a un cliente para no dejar enfriar en demasía la relación.

Por otro lado, un CRM inmobiliario aporta otra ventaja significativa más, y es la de que puede cruzar rápidamente la información que extraiga un agente de un cliente potencial nuevo que llegue con la base de datos de activos que maneja en su catálogo, pudiendo ofrecer una respuesta rápida y mucho más eficiente en un tiempo récord. Es decir, que mientras crea una ficha de cliente online, el software ya le está ofreciendo potenciales alternativas que ofrecerle, ahorrándole una increíble cantidad de tiempo, de modo que pueda concentrarse en demostrarle el mejor asesoramiento posible, subrayando toda la gama de servicios cualitativos que solo un buen agente inmobiliario profesional es capaz de garantizar.Además, si dispones de un Smartphone, es muy probable que, incluso, puedas disponer de una app para gestionar el CRM en cualquier momento y lugar, por lo que, prácticamente, es como si llevaras siempre tu oficina contigo. Por ejemplo, podrás desde hacer y completar partes digitales de visita con firma a enviar periódicamente a un propietario informes de las visitas que se han realizado a un inmueble, todo ello con los máximos niveles de seguridad a través de sistemas de autenticación rigurosos y con la opción, también, de poder realizar copias de seguridad de la información.